FOLHA DE PAGAMENTO – PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DO EXERCÍCIO DE 2013

PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DO EXERCÍCIO DE 2013

 

Para efetuar qualquer procedimento no SAP referente ao ano de 2013, é necessária a abertura do novo exercício, que só será possível após encerramento do cálculo <1> de dezembro/2012 e do cálculo <5> da competência 13/2012. Confirmado o encerramento destes dois cálculos, é necessário que o Setor de Contabilidade já tenha concluído a “carga reversa” no sistema CONTAB2.

Importante: Caso a contabilidade ainda não tenha executada a “Carga reversa” o acesso ao menu da folha para exercício de 2013 será abortado.

Realizados estes procedimentos, acesse a opção 27.6 – ABERTURA DE NOVO EXERCICIO para executar a abertura de 2013. Concluída a execução, acesse novamente o sistema de pessoal e selecione o exercício de 2013.

 

Alteração das fichas de despesas orçamentárias:

 

O primeiro procedimento a ser executado no exercício de 2013 é a alteração das fichas orçamentárias dos servidores, de acordo com as fichas previstas no orçamento de 2013. Solicite ao Setor de Contabilidade, a Listagem das Fichas de Despesas, opção 15-1 do CONTAB2 ou 4355 do CONTAB0. O próximo passo é identificar, neste relatório, as novas fichas do orçamento de 2013 a serem utilizadas para empenho da folha de pagamento, sempre com o acompanhamento e orientação do Setor de Contabilidade.

 

A substituição das fichas de despesa de 2013 pelas identificadas no orçamento de 2012 deve ser executada na opção 19.8 – MUDA FICHA ORCAM. Ao acessar esta opção deverá constar o título “ALTERA O NUMERO DA FICHA ORÇAMENTARIA PARA O INICIO DO EXERCICIO DE 2013”. Caso não apareça a indicação do exercício de 2013, entre em contato com o seu suporte antes de iniciar as alterações.

 

Para alterar as fichas, informe:

–  no campo MUDAR DA FICHA, o número da ficha utilizada no orçamento de 2012;

–  no campo PARA FICHA, o número da ficha correspondente que será utilizada em 2013.

– no campo FONTE SERVIDOR, informe, se necessário, a fonte de recurso vinculado que deverá ser utilizada para as despesas que serão empenhadas na nova ficha. A informação da fonte do servidor será exigida, por exemplo, caso a ficha informada no campo anterior esteja vinculada a uma fonte que não permita lançamentos na execução orçamentária.

 

Como o cadastro e configuração das fontes são feitos no sistema de Contabilidade, é de fundamental importância a integração entre o Setor de Pessoal e o Setor de Contabilidade para que a definição das fontes e fichas seja feita corretamente.

 

Em virtude do possível desdobramento das fichas mediante a inclusão de novas classificações para o ano de 2013, podem ocorrer situações em que uma ficha utilizada em 2012 tenha que ser dividida em 02 ou mais fichas do novo exercício. Neste caso, observe qual ficha de 2012 irá abranger o maior número de servidores, execute a alteração. Para a ficha dos demais, menor número de servidores, a alteração deverá ser feita manualmente, no CADASTRO DOS SERVIDORES, opção 05.1. A alteração deve ser feita para TODAS as fichas usadas em 2012, até mesmo para aquelas que mantiveram a mesma numeração no orçamento de 2012.

 

 Alteração das fontes dos beneficiários de pensão judicial:

 

Além da alteração de ficha feita na opção 19.8, deve ser providenciada a conferência e atualização das fontes registradas no CADASTRO DOS SERVIDORES (opção 05.1), no item 5 – LOTAÇÃO/FICHA ORÇAMENTÁRIA, para os beneficiários de pensão judicial/alimentícia. Apesar de no cadastro deles não ser informada a ficha orçamentária, é preciso verificar se a fonte ali cadastrada corresponde à fonte definida para o ex-cônjuge no atual exercício. A alteração da fonte do ex-cônjuge sem a devida alteração da fonte do beneficiário da pensão pode trazer problemas para a contabilização da folha.

 

Observação: Antes de encerrar qualquer cálculo no Sistema de Administração de Pessoal – SAP é muito importante a verificação de demais alterações previstas como: alterações de tabelas de salário mínimo, INSS, Salário família, IRRF e demais tabelas que passam a influenciar no cálculo, além da conferência do relatório resumo para empenho (opção 06-4l), principalmente, em relação aos elementos de despesas previstos para 2013, a fim de evitar equívocos nas informações que constarão na prestação de contas. Caso haja alguma divergência entre em contato com o suporte do sistema.

Fique atento às novidades no Portal da AGP – www.agpsa.com.br

 

Rosana Vasques